Viele Aufgaben im Tagesgeschäft müssen zuverlässig erledigt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Aufgabe intern oder von der Geschäftsführung persönlich übernommen werden muss.

E-Mails werden sortiert, Termine abgestimmt, Informationen recherchiert und Social-Media-Beiträge vorbereitet. Jede einzelne Tätigkeit wirkt zunächst überschaubar. In der Summe können diese Aufgaben jedoch einen erheblichen Teil des Arbeitstages beanspruchen.

Der Microsoft Work Trend Index 2023 zeigt, wie stark Kommunikation und Informationssuche den Arbeitsalltag prägen. Beschäftigte verbrachten in den untersuchten Microsoft-365-Anwendungen durchschnittlich 57 Prozent ihrer Zeit mit Kommunikation und 43 Prozent mit der Erstellung von Inhalten. Zudem gaben 62 Prozent der Befragten an, im Arbeitsalltag zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen.

Auch der Anatomy of Work Index 2023 von Asana deutet auf ein ähnliches Problem hin: Nach Angaben des Unternehmens entfielen bei Wissensarbeitern durchschnittlich 58 Prozent der Arbeitswoche auf organisatorische Begleitarbeit beziehungsweise „Busywork“.

Eine Remote-Assistenz kann dabei helfen, klar definierte und wiederkehrende Aufgaben strukturiert zu übernehmen. So bleibt intern mehr Kapazität für Kunden, Projekte, Entscheidungen und fachliche Kernaufgaben.

Wann ist es sinnvoll, Aufgaben auszulagern?

Nicht jede Tätigkeit eignet sich für eine externe Zusammenarbeit. Besonders sinnvoll ist das Auslagern, wenn eine Aufgabe:

• regelmäßig anfällt,
• klar beschrieben werden kann,
• ein überprüfbares Ergebnis hat,
• keine dauerhafte strategische Entscheidung erfordert,
• keine ständige persönliche Anwesenheit voraussetzt.

Ein Beispiel: Jeden Montag müssen fünf Social-Media-Beiträge vorbereitet, Bilder zugeordnet und Veröffentlichungstermine geplant werden. Der Ablauf ist wiederkehrend, das Ergebnis ist eindeutig und die Qualität lässt sich anhand klarer Vorgaben prüfen.

Anders sieht es bei langfristigen Führungsaufgaben, sensiblen Personalentscheidungen oder zentralen Unternehmensentscheidungen aus. Solche Aufgaben gehören häufig besser in ein festes internes Team.

Diese fünf Aufgaben kann eine Remote-Assistenz übernehmen

1. Social-Media-Planung und Veröffentlichung

Ein Unternehmensprofil soll regelmäßig gepflegt werden. Im Tagesgeschäft fehlt jedoch oft die Zeit, Beiträge vorzubereiten, einzuplanen und zuverlässig zu veröffentlichen.

Eine Remote-Assistenz kann beispielsweise:

• einen Redaktionsplan pflegen,
• fertige Beiträge in Planungstools eintragen,
• Bilder und Dokumente zuordnen,
• Veröffentlichungen kontrollieren,
• Reaktionen und Kommentare zur Bearbeitung vormerken.

Strategische Entscheidungen zur Positionierung sollten weiterhin intern getroffen oder gemeinsam abgestimmt werden. Die operative Umsetzung lässt sich dagegen häufig gut auslagern.

2. Content-Erstellung und Bearbeitung

Nicht jeder Inhalt muss vollständig von Grund auf extern erstellt werden. Oft reicht es bereits, vorhandenes Fachwissen professionell aufzubereiten.

Ein Projektverantwortlicher liefert beispielsweise Stichpunkte oder eine Sprachaufnahme. Eine externe Unterstützung erstellt daraus einen strukturierten Blogbeitrag, einen Newsletter oder einen LinkedIn-Beitrag.

Auch Korrekturen, Formatierungen, Bildrecherche und die Übertragung von Inhalten in ein Content-Management-System können übernommen werden. Wichtig sind klare Vorgaben zu Zielgruppe, Tonalität, Freigabe und fachlicher Verantwortung.

3. E-Mail-Management

Ein voller Posteingang erzeugt nicht nur Arbeit. Er erschwert auch die Priorisierung wichtiger Anfragen.

Eine Remote-Assistenz kann E-Mails nach vereinbarten Kriterien sortieren, kennzeichnen und vorbereiten. Häufige Anfragen lassen sich mit abgestimmten Textvorlagen beantworten. Nachrichten mit Entscheidungsbedarf werden gezielt weitergeleitet.

Gerade bei dieser Aufgabe braucht es eindeutige Regeln. Welche Nachrichten dürfen direkt bearbeitet werden? Welche Informationen sind vertraulich? Welche Entscheidungen müssen intern bleiben?

Der Zugang sollte zudem auf das notwendige Maß begrenzt und technisch abgesichert werden.

4. Recherche und Datensammlung

Vor einer Entscheidung müssen häufig Anbieter, Ansprechpartner, Veranstaltungen, Softwarelösungen oder Marktdaten recherchiert werden.

Das Problem liegt selten in der einzelnen Suche. Zeit kostet vor allem das Sammeln, Prüfen und strukturierte Aufbereiten der Informationen.

Eine Remote-Assistenz kann Rechercheergebnisse beispielsweise in einer Tabelle dokumentieren und nach vorher festgelegten Kriterien ordnen. So entsteht keine unübersichtliche Linksammlung, sondern eine verwertbare Entscheidungsgrundlage.

Die Aufgabenbeschreibung sollte dabei möglichst konkret sein. Statt „Recherchieren Sie passende Anbieter“ ist eine Vorgabe wie „Finden Sie zehn deutschsprachige Anbieter mit Erfahrung im B2B-Bereich und dokumentieren Sie Leistungen, Standort und Kontaktmöglichkeit“ deutlich hilfreicher.

5. Terminorganisation und Nachverfolgung

Terminabstimmungen wirken einfach, verursachen aber häufig mehrere E-Mails, Rückfragen und Kalendereinträge.

Eine Remote-Assistenz kann verfügbare Zeitfenster prüfen, Termine koordinieren, Einladungen versenden und fehlende Rückmeldungen nachhalten. Auch die Vorbereitung wiederkehrender Besprechungen lässt sich organisieren.

Dazu gehören beispielsweise das Sammeln von Tagesordnungspunkten, die Bereitstellung von Unterlagen und das Versenden einer kurzen Erinnerung.

Welche Aufgaben sollten nicht sofort ausgelagert werden?

Eine externe Zusammenarbeit ist kein pauschaler Ersatz für fest angestellte Mitarbeiter. Dauerhafte Kernaufgaben, Führungsverantwortung und Tätigkeiten mit hoher strategischer Bedeutung gehören häufig besser in ein festes Team.

Vor dem Auslagern helfen vier Fragen:

1. Ist das gewünschte Ergebnis eindeutig beschreibbar?
2. Kann die Qualität objektiv geprüft werden?
3. Sind alle notwendigen Informationen verfügbar?
4. Gibt es klare Zuständigkeiten und Freigaberegeln?

Lassen sich diese Fragen nicht beantworten, sollte zunächst der interne Ablauf geklärt werden. Ein unklarer Prozess wird durch das Auslagern nicht automatisch besser.

So gelingt der Einstieg mit einer Remote-Assistenz

Der sinnvollste Start besteht nicht darin, sofort möglichst viele Aufgaben abzugeben. Besser ist ein klar abgegrenzter Test.

Wählen Sie zunächst eine wiederkehrende Tätigkeit mit überschaubarem Risiko. Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis, stellen Sie notwendige Informationen bereit und vereinbaren Sie einen festen Kommunikationsweg.

Nach zwei bis vier Wochen lässt sich prüfen:

• Wurde die Aufgabe zuverlässig erledigt?
• Waren die Vorgaben verständlich?
• Wie hoch war der Abstimmungsaufwand?
• Welche Abläufe sollten angepasst werden?

Auf dieser Grundlage kann die Zusammenarbeit schrittweise erweitert werden.

Passende externe Unterstützung finden

Freesistant unterstützt Unternehmen dabei, deutschsprachige Freelancer für klar definierte Aufgaben und projektbezogene Unterstützung zu finden. Der Kontakt erfolgt direkt zwischen Unternehmen und Freelancer.

Entscheidend bleibt eine realistische Aufgabenbeschreibung. Je klarer Zeitraum, Ergebnis, benötigte Erfahrung und verfügbare Kapazität benannt werden, desto leichter lässt sich passende Unterstützung finden.

Fazit: Nicht jede Aufgabe muss intern erledigt werden

Eine Remote-Assistenz kann wiederkehrende und klar strukturierte Aufgaben übernehmen. Besonders geeignet sind Social-Media-Planung, Content-Bearbeitung, E-Mail-Management, Recherche und Terminorganisation.

Der größte Nutzen entsteht nicht allein durch das Auslagern. Entscheidend sind dokumentierte Abläufe, klare Zuständigkeiten und überprüfbare Ergebnisse.

Welche wiederkehrende Aufgabe kostet Sie aktuell mehr Zeit, als sie sollte?